1)طرح ربط منطقی مطالب

منظور از ربط منطقی مطالب ترتیبی است که باید در بیان افکار و نظریات رعایت کنیم و این مرحله فصول مطالب که در مرحله پیشتر دقیقا مورد بررسی و ارزشیابی قرارگرفته و مواد زائد مکرر و نامربوط آن پیراسته شده است . مقصود از ترتیب در این مرحله آوردن افکار مطالب بدنبال بنحوی که میان آنها از حیث توالی منطقی یا تقدم و تاخر نسبتا معقولی برقرار باشد .

نمونه یک طرح ساده :

یکی از کارکنان پیشنهاد تغییر یک مورد از مقررات انجام کار را نموده است . سرپرست مربوط از دریافت این پیشنهاد خوشوقت و سپاسگذار است . پیشنهاد شامل نکات مفیدی است ولی در آن عیب عمده ای است که باید رفع شود . سرپرست میخواهد راجع به تغییر پیشنهاد کتبا به کارمند جواب دهد ولی ناچار است با این پیشنهاد بدلیل داشتن یک عیب عمده مخالفت کند با این امید که کارمند پیشنهاد خود را از نو دقیقا بررسی نموده و برای رفع کمبود آن چاره ای بیندیشد . برای اینکه سرپرست بتواند پاسخی در خور به پیشنهاد عضو خویش بدهد بر اساس دو مرحله مذکور تهیه و تدارک و طرح ربط منطقی مطلب متن فوق الذکر را در جدولی بدینشرح پیاده میکنیم .

بخش اول فهرسا افکار بدون رعایت ترتیب حذف و تلفیق آورده میشود و برای هر فکر یکی دو کلمه اساسی (بجای جمله ) بکار می رود . سپس در همین مرحله افکار پیوسته می شود و در بخش دوم فهرست افکار پیراسته شده بترتیب منطقی مرتب شده و در جای خود قرار میگیرد و طرح آماده است تا بصورت پاسخنامه ای کامل در قبال یک گزارش کوتاه ارائه شود (جدول در ذیل ) اکنون بر اساس جدول صفحه بعد خود را بجای سرپرست گذاشته پاسخنامه ای بصورت پیش نویس بشرح ذیل ارائه میدهیم . لازم به یادآوری است که این پاسخنامه شامل حقایق امر (محتوای گزارش) است .

موضوع : تجدید نظر در پیشنهاد

همکار ارجمند

از دریافت پیشنهاد ارزنده شما پیرامون یک مورد از مقررات انجام کار خوشوقتم . این پیشنهاد دربرگیرنده نکات مفیدی است و از اینکه وقت خود را صرف تهیه و ارسال چنین پیشنهادی کرده اید ، سپاسگذارم لیکن عیب عمده ای در این پیشنهاد دیده می شود که باید هرچه زودتر رفع گردد . از اینرو ناگزیرم با آن مخالفت کنم با این امید که خود در این پیشنهاد تجدید نظر نموده برای رفع نقیصه آن چاره ای بیندیشید .

        موفقیت هر گزارش بستگی به نحوه طرح ریزی آن دارد . طرح در گزارش باید پاسخگوی نیازهای زیر باشد :

1- کلیه مطالب مربوط را بر اساس رعایت تقدم و تاخر و طبقه بندی صحیح بدست دهد.

2-خواننده بتواند با صرف حداقل وقت مطالب و مفاهیم اصلی گزارش را به آسانی و روشنی دریابد.

3-برای هرکسی حتما اگر با جزئیات فنی و علمی آن آشنایی کامل نداشته باشد و در مراجعات بعدی قابل فهم باشد (دچار سوء تدبیر نشود)

2)مرحله نگارش و راهنماهای آن :

      پس از تهیه و تدارک مقدمات نگارش و ملاحظه ربط منطقی آنها زمان نگارش فرا میرسد . این مرحله مهمترین مرحله گزارش نویسی است زیرا بمنزله سند محسوب می شود و طبعا این سند نباید کمترین خدشه و ایرادی داشته باشد .

(تهیه پیش نویس )

برای اینکه محتوای طرح بدون کمترین اشکالی در نوشته پیاده شود لازم است نخست از پیش نویس استفاده کنیم و در پیش نویس می توان به آسانی نارسائیها و اشتباهات را دریافت و اصلاح نمود . پیش نویس نمایاننده وحدت فکری نظم و ترتیب و ارائه روشن مطالب است . در پیش نویس ممکن است زیاد رعایت نقطه گذاری قواعد دستوری جمله بندی و رسائی کلام نشده باشد ولی برای نگارنده فرصت کافیست که همه آن نارسائیها را در این مرحله برطرف ساخته نوشته ای روشن و پیامی رسا ارائه دهد و بویژه در امر انتخاب و انطباق کامل آن به محتوای نوشته بیندیشد.

(اهمیت انتخاب موضوع)